インバスケット攻略(6)

情報を管理し、整理する

日常的な傾向として、課長や部長は容易に情報の氾濫に巻き込まれる。もっとも高い効果を出すためのキーは不要な情報を切り捨て、適切に重要な情報のみを認識し、それに基づいて行動する能力だ。

インバスケットの資料や案件は非常にボリュームが多い。大体2時間で20案件くらいを処理する必要がある。そういった状況のなかでは、時間的プレッシャーが非常にかかるため、ついつい情報を読み飛ばしがちになってしまう。

しかし、情報は読み飛ばさず、全部の案件にざっと目を通して全体の情報を俯瞰して読み込む必要がある。その上で、案件の関連性を把握し、案件を括って処理する必要があるのだ。つまり、この能力は、優先順位付けの前提となり、極めて重要な能力である。

インバスケットの資料を読む際は、以下の質問を考慮に入れよう。

  • この資料の情報は他の資料で提示されている問題に対して洞察を与えるようなものか?
  • この資料で提示されている情報を誰が必要としているのか?これらの個人に対して直ぐに情報を提示しなくてはならないか?
  • あなたは一度資料を読んだあと何をしなくてはならないのか?あなたは組織内の他の個人に情報を転送する必要があるか?それは充分か、若しくは無視する必要があるか?

インバスケット攻略(7)へ続く

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